Nove dicas para aumentar sua produtividade

por Administrador - 18/01/2008 - 13:30

Sua produtividade está diretamente relacionada a como você organiza seu dia, define suas prioridades, e a sua capacidade de cumprir suas próprias metas.

Se em seu trabalho suas prioridades não são claras e o ambiente é confuso, há alguns procedimentos bastante simples que ajudam a ‘por ordem na casa’ e reconquistar sua produtividade

Limpe seus arquivos

Válido também para sua gaveta, mas me refiro aos seus arquivos digitais. Com a capacidade de armazenamento de nossos PCs apontando para o infinito, cresce também a tendência (e a tentação) de transformar nossa vida digital e um repositório também infinito e incompreensível de coisas inúteis e fora do lugar.

Reserve ao menos 20 minutos por dia para reorganizar seus arquivos e suas pastas. Crie pastas temáticas, que tenham uma organização lógica e permitam sub-ramificações, e use com generosidade a tecla Delete. Quando estiver em dúvida se deve excluir um arquivo ou não, pergunte-se: ‘qual a pior coisa que pode acontecer se eu eliminar este arquivo?’. Se a resposta não for terrível, aperte o botão.

Faça a lista

Selecione uma ferramenta para fazer sua lista de tarefas, e reescrevê-la por ordem de prioridades, atualizando semanalmente ou, se for o caso, diariamente. Pode ser uma agenda pessoal ou uma ferramenta online, como o Google Docs, especialmente recomendável se o seu trabalho exige locomoção, e nem sempre utiliza o mesmo computador.

A regra dos 3 minutos

Se você vai pôr na lista de tarefas uma atividade que leva menos de três minutos, conclua a tarefa agora. Torna sua lista menor, reduz a sensação de impotência ante tantas obrigações, e requer apenas um pouco mais de tempo que o necessário para anotá-la.

Lista de Controle

Além da sua lista de tarefas pessoais, mantenha uma lista das obrigações de outras pessoas em relação a você, especialmente se trabalha em uma equipe grande. Relatórios que devem chegar, itens delegados, informações pendentes, confirmações de pedido, etc.

Caixa de e-mail

Veja sua caixa de e-mails como um portão de entrada, não como um estacionamento. Leia cada e-mail apenas uma vez e tente responder imediatamente, se for necessário. O hábito de ler e-mails e se agendar para responder depois é um ralo de energia e acaba alimentando a procrastinação.

Lista de metas distantes

Certamente há muitas atividades que você gostaria de realizar, mas que não tem tempo e não vai realizar agora. Colocar estas tarefas na sua lista geral somente ajuda a sobrecarregar seu inconsciente e gerar stress. Por outro lado, ignorar completamente pode desperdiçar oportunidades e boas idéias.

Faça uma lista à parte com essas metas distantes, e a atualize de vez em quando.

Seja realista com seu calendário.

Seu calendário deve ser um guia prático organizar o tempo, não uma caixa de desejos a cumprir se o seu dia tivesse 48 horas. É claro que todos queremos produzir mais, mas conheça as limitações da sua rotina e seja honesto na hora de marcar compromissos na agenda. Lembre-se: para cada obrigação irrealista assumida, algumas outras, bem exeqüíveis, serão comprometidas.

Faça, agende ou delegue

Ao se deparar com uma nova obrigação, tome uma decisão rápida: faça, agende quando vai fazer, ou delegue. Aplicar esse filtro prévio a cada nova atividade pode desobstruir imensamente seu dia.

E bom trabalho!

Att. Marcus Vinícius Lopes

2 Comentários :
Remo:

Muito bom !!!! O grande barato da coisa é separar as tarefas das metas, isto torna mais fácil a compreensão, realmente planejar o dia, a semana e etc... faz a diferença... concordo com o texto, principalmente com a questão de ser honesto, marcar o mais real possível, isto trará um diagnóstico do seu desempenho, avalie depois isto e tente melhorá-lo... não é difícil, mas exige disciplina diária... grande abraço
Sandro Alencar Fernandes:

Caramba... Muito bom... é isso mesmos, cabe agora um ajuste pessoal para ver qual o melhor método e por em prática. Vale lembrar que toda mudança na forma de trabalho em seu início é confuso e demoramos para tornar um hábito. Assim seja PERSISTENTE. ps.: Comecei a fazer uma agenda mais ou menos como o mencionado no Post. Assim que conseguir tirar algumas conclusões retorno em um post.

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