Sua produtividade está diretamente relacionada a como você organiza seu dia, define suas prioridades, e a sua capacidade de cumprir suas próprias metas.
Se em seu trabalho suas prioridades não são claras e o ambiente é confuso, há alguns procedimentos bastante simples que ajudam a ‘por ordem na casa’ e reconquistar sua produtividade
Limpe seus arquivos
Válido também para sua gaveta, mas me refiro aos seus arquivos digitais. Com a capacidade de armazenamento de nossos PCs apontando para o infinito, cresce também a tendência (e a tentação) de transformar nossa vida digital e um repositório também infinito e incompreensível de coisas inúteis e fora do lugar.
Reserve ao menos 20 minutos por dia para reorganizar seus arquivos e suas pastas. Crie pastas temáticas, que tenham uma organização lógica e permitam sub-ramificações, e use com generosidade a tecla Delete. Quando estiver em dúvida se deve excluir um arquivo ou não, pergunte-se: ‘qual a pior coisa que pode acontecer se eu eliminar este arquivo?’. Se a resposta não for terrível, aperte o botão.
Faça a lista
Selecione uma ferramenta para fazer sua lista de tarefas, e reescrevê-la por ordem de prioridades, atualizando semanalmente ou, se for o caso, diariamente. Pode ser uma agenda pessoal ou uma ferramenta online, como o Google Docs, especialmente recomendável se o seu trabalho exige locomoção, e nem sempre utiliza o mesmo computador.
A regra dos 3 minutos
Se você vai pôr na lista de tarefas uma atividade que leva menos de três minutos, conclua a tarefa agora. Torna sua lista menor, reduz a sensação de impotência ante tantas obrigações, e requer apenas um pouco mais de tempo que o necessário para anotá-la.
Lista de Controle
Além da sua lista de tarefas pessoais, mantenha uma lista das obrigações de outras pessoas em relação a você, especialmente se trabalha em uma equipe grande. Relatórios que devem chegar, itens delegados, informações pendentes, confirmações de pedido, etc.
Caixa de e-mail
Veja sua caixa de e-mails como um portão de entrada, não como um estacionamento. Leia cada e-mail apenas uma vez e tente responder imediatamente, se for necessário. O hábito de ler e-mails e se agendar para responder depois é um ralo de energia e acaba alimentando a procrastinação.
Lista de metas distantes
Certamente há muitas atividades que você gostaria de realizar, mas que não tem tempo e não vai realizar agora. Colocar estas tarefas na sua lista geral somente ajuda a sobrecarregar seu inconsciente e gerar stress. Por outro lado, ignorar completamente pode desperdiçar oportunidades e boas idéias.
Faça uma lista à parte com essas metas distantes, e a atualize de vez em quando.
Seja realista com seu calendário.
Seu calendário deve ser um guia prático organizar o tempo, não uma caixa de desejos a cumprir se o seu dia tivesse 48 horas. É claro que todos queremos produzir mais, mas conheça as limitações da sua rotina e seja honesto na hora de marcar compromissos na agenda. Lembre-se: para cada obrigação irrealista assumida, algumas outras, bem exeqüíveis, serão comprometidas.
Faça, agende ou delegue
Ao se deparar com uma nova obrigação, tome uma decisão rápida: faça, agende quando vai fazer, ou delegue. Aplicar esse filtro prévio a cada nova atividade pode desobstruir imensamente seu dia.
E bom trabalho!
Att. Marcus Vinícius Lopes